Strict Standards: Non-static method timezone::is_dst() should not be called statically in /var/www/vhosts/dijkhuiscommunicatie.nl/httpdocs/textpattern/lib/txplib_misc.php on line 2545

Strict Standards: Non-static method timezone::is_supported() should not be called statically in /var/www/vhosts/dijkhuiscommunicatie.nl/httpdocs/textpattern/lib/txplib_misc.php on line 2713
Dijkhuiscommunicatie - specialist in communicatie op de werkvloer: Nieuwe mogelijkheden voor de zorg om informatie- en kennis te delen

DIJKHUISCOMMUNICATIE in contact met de werkvloer

Nieuwe mogelijkheden voor de zorg om informatie- en kennis te delen

 

8 maart 2012

 

Wat zou er gebeuren als de werkinformatie van zorgmedewerkers die nu vaak in mailboxen of in het hoofd van medewerkers verstopt zit,  voor andere collega’s toegankelijk wordt? Vandaag woonde ik een bijeenkomst bij van Rapid Circle in het hoofdkantoor van Microsoft in Schiphol  over innovatieve samenwerking  in de zorg. Rapid Circle is een specialist in interne sociale media, social intranet en sharepoints en werkt nauw samen met Microsoft.  Aanwezig waren 24 zorgverleners en diverse sprekers. Ontwikkelingen op het terrein van informatie-en kennisdeling kunnen een grote impact hebben op het primaire arbeidsproces. Vandaar dat ik het interessant vond om deze Roundtable bij te wonen om te luisteren naar een aantal sprekers.


Meer... >

 

 

Nieuwe technologie van Microsoft voor zorgmedewerkers,

patiënten en mantelzorgers

 

 

Vraagstukken in de Westerse zorg

Jose Strijbos, Business Manager Health Care bij Microsoft opende de middag met een helikopterview over het landschap van de Westerse ziekenzorg met vraagstukken als vergrijzing,  toenemende zorgvraag, meer werken met minder personeel en betaalbare zorg. Microsoft meent dat de kosten van de zorg binnen de perken kunnen blijven dankzij de inzet van innovatieve technologie. Later die middag kleurde Miranda de Gouw, Hoofd Automatisering/Informatiemanager van Florence Zorg, dit beeld  bij en constateerde dat innoveren gewoon geld kost. Alleen al als je kijkt naar het leergeld omdat de zorg zo zijn eigen jargon heeft en het een tijdje duurt voordat de technoboys en zorgverleners precies begrijpen wat ze aan elkaar hebben. 

 

Innovaties voor patiënten

Een aantal mogelijke innovaties voor patiënten en werkenden in de zorg passeerden in vogelvlucht de revue. Jose sprak over revalidatiegames en DNA-kaarten. Over facebookachtige zorgnetwerken voor patiënten, mantelzorgers en zorgverleners en over gezondheidskluisjes voor het beheer van medische gegevens. Bij dit laatste onderwerp schoven sommige deelnemers wat onrustig op hun stoel ; er kleefden nog de nodige ethische dilemma’s aan.

 

Innovaties op de werkvloer

Verder liet Jose wat toepassingen zien om directer te communiceren op de zorgwerkvloer. Veel zorgverleners rennen van hot naar haar al dan niet met een pieper.  De een staat in de operatie-kamer, de ander bezoekt een ziekenzaal, en wat doe je dan als je bijvoorbeeld samen een scan wilt bekijken? Met de komst van mobiele telefoons en tabloids wordt het gemakkelijker om ook op afstand en onderweg informatie uit te wisselen.  Afsluitend zoemde Jose in op de Kineq- techniek voor een alternatieve aansturing van computerschermen. Nu worden de meeste schermen nog via een toetsenbord aangestuurd maar dat is in operatiekamers vanuit hygiënisch oogpunt ongewenst. Schermen kunnen in de toekomst steeds meer op afstand  via handbewegingen worden aangestuurd.  Als je dan niets vermoedend van buiten naar binnen kijkt, zou je denken dat de artsen aan tai chi doen.

 

 

The Working Florence Cloud, een praktijkcase uit Den Haag

 

Florence Zorg uit Den Haag e.o.

Met de tweede spreekster gaat het energieniveau aanzienlijk omhoog en belanden we van de abstracte taal van Microsoft naar de concrete taal van werk in uitvoering . Miranda de Gouw, Informatiemanager en Hoofd Informatisering Florence Zorg, nam ons mee in haar ervaring met de implementatie van Florence 2.0, het nieuwe samenwerkingsplatform, dat zorgverleners in het veld  gemakkelijker zou moeten laten communiceren.

 

Florence Zorg Den Haag e.o.

voor thuiszorg, en zorg voor verzorgings

huizen, verpleeghuizen en jeugdgezond

heid in een gebied waar 144 nationaliteiten

samenleven

 

 

 

 

 

 

4500 medewerkers

800 medici

25 teams

800 vrijwilligers

 

 

16 huizen

2500 clienten

 

 

 

 

Wat was er mis met intranet?

Intranet was een verouderd platform geworden;  het was statisch en de informatie die er op stond was moeilijk terug te vinden; je kon alleen iets vinden op titel, maar in de inhoud zelf van documenten kon je niet grasduinen. En dat is lastig voor een kennisintensieve organisatie als Florence Zorg. Bovendien leek het alsof intranet iedere keer achter de feiten aanliep als de organisatie weer anders werd ingedeeld. Van een centrale aansturing naar een regionale aansturing. En van regionaal naar ‘centraal wat moet en decentraal wat kan’.

 

Ook voor Florence Zorg is de concurrentie toegenomen en om de kosten laag te houden moet het werk tegen goede kwaliteit met minder mensen uitgevoerd worden. Hoe je dat goed organiseert is  het vertrekpunt geworden voor een  nieuwe visie op zorg, die zich laat samenvatten in het woord  menskracht. Voor cliënten en personeel  komt er meer nadruk op zelfredzaamheid en eigen verantwoordelijkheid. Voor medewerkers betekent dit dat ze informatie niet alleen maar halen en wachten op informatie van hun teamleiders maar ook brengen en dus zelf een bijdrage leveren. Maar hoe doe je dat als er geen kantoren meer zijn waar zorgverleners elkaar kunnen ontmoeten, terwijl de behoefte om ervaringen te delen niet minder is geworden?

 

Exit Intranet, maar wat dan wel?

Geen intranet meer, en minder fysieke plekken om elkaar te treffen. Maar wat dan wel? Florence Zorg wilde graag een plaats- en tijdsonafhankelijk platform voor op lokatie, thuis en onderweg zodat iedereen elkaar toch kan bereiken. Toen er nog met Sharepoint Microsoft 2007 werd gewerkt waren er 1000 licenties. Maar voor 4000 medewerkers zou dat erg kostbaar worden. Er is gekozen voor working in the cloud, omdat het voor lagere beheerkosten zorgt, al staat daar tegenover dat de kosten voor het dataverkeer toenemen. 

 

Het nieuwe platform dat Floris 2.0 is gaan heten, is benaderbaar via mobiel, tablet, ipad, android, PC en Mac en biedt een facebook achtig discussieplatform evenals een interne marktplaats. Medewerkers kunnen actief bijdragen aan de kennis van de organisatie, vragen stellen, reageren, liken, andere collega’s vinden, werk overdragen, patiëntinformatie opzoeken, ideeën delen, en protocollen raadplegen.
Bij de inrichting van het platform gold de gang van zaken op de reële werkvloer als uitgangspunt.  Zo bleken veel teams  te werken met een schrift voor de werkoverdracht en cliënteninformatie. Dit schrift is nu in digitale versie beschikbaar op Floris 2.0. Eigenlijk is het een voorloper op het EPD ( Elektronisch Patiënten Dossier). Medewerkers kunnen elkaar berichten sturen die binnen hun eigen afgeschermde groep beschikbaar zijn.

 


Werken in de wolken. Regen of zonneschijn?

De eerste reacties vanuit de organisatie zijn positief volgens Miranda. Zo kwam er van de altijd drukke zorgmanagers die binnen werktijd nooit ruimte vonden om  elkaar te ontmoeten, het idee om een digitaal smoelenboek te maken. Het leuke is dat dit initiatief ertoe heeft bijgedragen dat meer zorgmanagers elkaar leren kennen en daardoor meer gaan samenwerken aan gedeelde vraagstukken.

 

Technologie is een wezenlijk onderdeel om veranderingen te ondersteunen maar het taaiste gedeelte blijkt te liggen in gedragsveranderingen. Zijn alle medewerkers van Florence bereid om informatie te halen? Florence streeft ernaar om  80% van de medewerkers binnen vijf jaar te bereiken, maar wordt dat ook gehaald? En hoe gaat het met het onderhoud van de 150 pagina’s dat gedelegeerd wordt naar de managers die het op hun beurt weer delegeren naar paginabeheerders?  Wat betekent de nieuwe technologie voor de samenwerking tussen vrijwilligers, cliënten en professionals? Allemaal vragen waar Miranda nu nog geen antwoord op kan geven.

 

 

 

Sociale media. Een aantal adviezen om de introductie te laten slagen

 

Het belang van visie

‘Vraag het aan de klant’, blijkt dikwijls een mager advies voor wie innovaties wil doorvoeren. Henri Ford wist al dat niet iedereen over verbeeldingskracht beschikt, getuige zijn antwoord op de vraag in hoeverre hij zijn klanten betrekt bij innovaties.’ Als ik mijn vragen slechts zou hebben voorgelegd  aan mijn klanten zouden we  alleen maar snellere paarden hebben gekregen.’  Met dit citaat opent de derde spreker, Jaap Linsen van Orange Trail, die advies geeft over de implementatie van sociale media.

 

Sociale media is een onduidelijke term

Eigenlijk vindt hij sociale media een rotwoord omdat daarmee nogal eens de communicatie- doelstelling van de organisatie verloren gaat. Sociale media gaat wat hem betreft dus verder dan via Yammer 20.000 organisatieleden melden dat er taart in de koelkast staat omdat je jarig bent.  De kracht van sociale media is dialoog. Dan is het wel van belang dat die dialoog tussen  diverse mensen gaat. Vanuit allerlei richtingen. Kris kras door elkaar, los van de bestaande formele structuren.

 

Hoe breng je een netwerk met hersenpannetjes aan de kook?

Juist dan zal blijken dat voor ieder probleem sneller een oplossing voor handen is. Sociale media is eigenlijk een geweldig groot netwerk van allemaal kleine hersenpannetjes. Om profijt te hebben van dit netwerk is het van belang dat er massa is, dus dat iedereen meedoet. Dat wordt nog al eens onderschat want mensen doen niet vanzelf mee. Bij de introductie van sociale media moet je heel vaak langs bij mensen op de werkvloer om ze bekend te maken met de mogelijkheden en vooral om ze te laten zien hoeveel gemakkelijker hun dagelijkse werk wordt. De inzet van oude kanalen blijft daarom ook belangrijk.

 

Onderbouwen en vragen

Maar mensen laten meedoen is nog niet voldoende, want hoe je dat doet, vraagt om handigheid. Zo zal  het MT zich moeten vergewissen wat deze nieuwe vorm van informatie-en kennisuitwisseling voor de toekomst van de organisatie kan betekenen. Zo werkt het minder goed als je als directie aan de werkgemeenschap alleen maar vraagt wat ze van een nieuwe maatregel vinden, want voor je het weet wordt je overladen met duizenden reacties. Op zich is dat aardig als peiling, maar effectiever is het uit te leggen waarom je een maatregel neemt en aan de organisatieleden te vragen of zij alternatieve oplossingen kunnen aandragen.

 

Geduld is een schone zaak....

Het duurt zeker een jaar voordat mensen in een organisatie interesse krijgen in de mogelijkheden van social media en vragen gaan stellen.  Meestal gaat het via de weg van funstuff, richting informatie naar methode en technieken en best practices.

 

 

Tot slot

 

Met de drie bijdragen in gedachten kun je je voorstellen dat communiceren ook in de zorg meer en meer zal samenvallen met organiseren. De grote troef voor de zorg is dat het voor mobiele zorgmedewerkers nu ook mogelijk wordt om  informatie te delen en samen te werken op afstand. Of kennisdeling ook tussen bijvoorbeeld zorgmedewerkers en managers zal worden beslecht is nog een vraag die openstaat. Veel zal afhangen van de kunst om een goede visie te ontwikkelen en  onderbouwen en zinvolle dialogen te onderhouden. Wat ook nog een interessante ontwikkeling gaat worden is de samenwerking tussen professionals, cliënten en mantelzorgers. Technisch is het delen van informatie mogelijk waardoor er slagkracht kan ontstaan, maar de echte discussie zal uiteindelijk gaan over belangenverschillen en de waardetoekenning van ieders bijdrage.

 

 

route